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聚焦專案管理Ⅰ

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將已知事件納入專案規劃內,不怕未知事件的逆襲。
工作中,你常因突如其來的交付任務,而灰頭土臉嗎?你行程滿檔工作、家庭兩頭燒,禁不起任何的變化嗎?好的專案管理是一門藝術,充滿許多眉角。讓實用的管理方法,協助你如實地掌握每一個當下,「專案管理」的概念與技巧,其實人人都需要。




國際專案管理方法認證,已由美國專案管理協會(PMP)執行40餘年。結合「共通的語言」與「產業的標準」塑造全球最佳之專案管理手法,此法擅於操作大型專案,結構嚴謹且工具多元,更能運用於公司內部小型專案,具有巨大執行力之特性,因此廣為使用。本文先針對「工作」上的專案管理思維,進行介紹。

標的性、獨特性、彈性(逐步完善)

專案的三大特徵:一,有明確的開始及結束日期。二,有獨特的具體產品、服務或檢測結果。三,計畫能夠逐步完善,擁有如海浪一般,從規劃、執行,到監控,所構成的彈性往復循環結構。因此一個成熟的專案是擁有「標的性」、「獨特性」,以及「彈性」的。
而專案形成之初,必需先與執行團隊共同理解、認同此任務的目的與意義,並訂立專案名稱、共同討論專案的產品、樹立里程碑、規劃案件預算,才算初步完成專案執行前的準備。

專案管理的六重限制、五大流程、十大領域

除了專案本身需要的技術專長外,加上專案管理的能力,更能充分利用有限的資源,並在6重限制的考量協助下,更精準地達到專案的目標,並滿足企業股東權益。因此,牽一髮而動全身的六重影響因子:範圍(S)、時間(T)、成本(C)、品質(Q)、資源(Res)、風險(Ris)(插圖-課程講義P8下)是在專案實行期間,得時時檢視、調整的標的事項。其中要注意的是,無論其他幾項因素如何變動,其中捍衛「品質」的標準,這點是絕對不能變動的。



另外,以五大流程:IPECC貫穿整個專案。先釐清專案「發起人」與「客戶」需求的確切方向,「啟動(I)」專案計畫,並「規劃(P)」製作本次專案之計畫書,如實地依照計畫書「執行(E)」專案,過程中透過不斷地「監控(C)」規劃與執行間的落差,進行調整,再不斷地監控、調整,一直到產品認證通過,才是真正專案「結束(C)」。其中涉及十大知識領域:整合、範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購,以及利害關係人。


專案的成功與否,與企業體質的良窳息息相關。組織流程中所累積的有效資產:如過去曾執行過專案的典範、歷史資料,以及可持續供給經驗學習的文件,都決定了專案的健全度。當然,也與專案團隊的分工有關,而專案經理人(PM)的態度是關鍵。專案經理人如無法掌握管理的核心—整合,就容易變成與專案成員在執行細節中和稀泥的情況。另外,專案成員也必須一起撰寫計畫書,並負責維持專案的品質。

專案的開展

一、制定專案章程
正式授權是必要條件,預先釐清專案目的、目標與需求,並做好組織溝通,才是專案成功的關鍵之一。所以「專案章程」的制定,可以得知老闆對於專案的承諾,以及所賦予PM的權限,得以正式動用資源。(插圖-課程講義P16下)

二、辨識利害關係人
藉由訪談,將其識別資訊、評量資訊進行分析,並記錄在利害關係人登錄表中,建構「利害關係人意示圖」。儘早辨識出影響專案成敗的利害關係人,並了解他們的需求及期望,是專案成功的關鍵之二。


專案的規劃

馬克吐溫曾說過:"If it’s you job toeat a frog, it's best to do it first thing in the morning. And If it's your job to eat two frogs, it's best to eat the biggest one first." 先判斷你的工作是吃一隻青蛙,還是兩隻!然後就趕緊將牠解決,或從最大隻地開始吃。
想要掌握完整資訊、準確預估工期、降低專案變動的機率,那PM得先認識幾個專案管理的關鍵路徑。

一、收集需求
針對影響專案成敗之利害關係人,收集他們於這份專案中,對於產品、專案、品質、營運……等,能被量化的需求和期望。產出「需求文件」、「需求追蹤矩陣」,始能充分掌握需求並追蹤未來的變化。

二、定義範圍
制定「專案範圍說明書」:定義產品的範圍、專案的範圍、允收準則,和最終交付的標的,也就是專案最終產品的規格與內容。

三、建立分解結構
利用「WBS」(Work Breakdown Structure)的3層以上三明治結構,讓管理更容易。其中含括「第0層-專案最終的產品名稱」、「第1層-階段性的專案週期」、「第2層-個階段下所需交付的物品(Work Package,工作包)」。標註每個工作包,所需完成的時間。建立工作分解結構說明表(WBS Dictionary,WBSD),將工作包內的細節資訊,如:(1)工作代碼 (2)工作包名稱 (3)工作包描述 (4)里程碑(5)所需資源 (6)成本預估值 (7)品質驗收標準 (8)主負責人 (9)其他(技術參考文獻或合約資訊) 等詳細說明。
(麥肯錫 專案管理WBS技巧)

達爾文曾經說過:「It is not the strongest of the species that survives, or the most intelligent, but the one most responsive to change.」,意思是「能長期存活的生物,未必是最強壯的,也未必是最有才智的,但肯定是最能面對變動的。」專案的成功與否,不在企劃、技術抑或是資金的強弱,而是團隊是否有能力透過管理的機制,來整合、應對突發的狀況。開心的是,現在的我們,已有許多專案管理的學理、經驗和工具的支援,只要能夠按部就班,妥善打好專案規劃的基礎,就已經成功一半了。

另有「聚焦專案管理Ⅱ」,繼續為您介紹專案管理常使用的工具、圖表。


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日期:2015-10-21    出處:智谷顧問