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KPI或OKR,都要使用SMART原則

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 「關鍵績效指標」(Key Performance Index, KPI)是普遍使用的目標管理工具,較關注最後的執行結果,易輕忽想要達成結果的過程,導致過程可能會背離目標設定的初衷。例如,組織設定社群經營小編的KPI是「每篇貼文都要被點閱1,000次」,結果小編要完成這個目標,就想盡辦法迎合網路議題,創造具有網路能見度,卻與企業產品無關或疏離的貼文,雖然達成了KPI目標值,但是對於提升企業品牌形象的助益,卻可能適得其反。




因此,專家學者提倡再使用「目標與關鍵成果」(Objectives and Key Results, OKR)的方法,同時考量「要做什麼」與「如何做」的面向。OKR不是以績效考核為首要目的,反而是要強調團隊的自主性,引導團隊由下而上的討論條列出,為了達到目標而應該要去做的事,每件事都必須能夠帶來正向的結果。例如,設定社群經營小編的OKR應該是「提升貼文的被點閱數」,那麼「關鍵成果」就可以設定為「每週貼文必須要有5篇與產品相關、規劃具有產品使用情境的貼文主軸」。近年來,已經有許多國際企業採用OKR管理,其中包括Google、LinkedIn、Twitter等公司。


 
無論選用KPI或OKR,團隊在設定目標時,都應該要掌握運用SMART原則,才能事半功倍。例如你要求團隊成員們,今年必須「提升個人的產業分析能力」,團隊應該如何「聰明」的設定此項目標呢?


 
SMART原則是五個英文單字的字首組合字,分別代表「Specific(具體)、Measurable(可衡量)、Attainable(可達成)、Relevant(與工作相關)、Time-bound(明確完成日期)」。


 
Specific(具體):要描述什麼人?在何時、何地要完成什麼事。一般在撰寫目標內容時,應避免使用「提升」、「降低」、「改善」等類型的動詞,因為跟著動詞後的描述,是在說明或提示結果,而非可以採取行動方案的敘述。屬於行動類型的具體動詞包括「撰寫、規劃、評估」、「監督、管理、指導」、「開發、創造、維護」、「完成、生產、取得」等詞彙。


 
Measurable(可衡量):要能夠經由質化或量化的標準來衡量目標達成率。例如要衡量團隊的「產業分析能力」是否提升?設定獲得專業機構的「產業分析師認證書」為目標,就是一個很好的衡量基準。


 
Attainable(可達成):目標設定必須要有「努力才能達成」的困難度,絕不能過於困難而導致無法達成。例如,想要取得專業機構核發的「產業分析師認證」,必須審核學經歷與專業課程進修時數,雖然這是個辛苦的過程,但是在組織的要求與支持下,這就是一個,只要個人努力,就能完成的目標。


 
Relevant(與工作相關):為什麼團隊需要提升產業分析能力?因為工作內容經常會涉及分析產業與市場的議題,過往都是以師徒制方式引導「做中學」,並沒有參與系統性的產業分析訓練。因此,團隊成員能取得產業分析的專業認證,對於個人職涯與組織發展,都會有正向的助益。


 
Time-bound(明確完成日期):沒有設定完成期限的結果,只是夢想,不是目標,而這個期限設定,必須符合組織現階段的最佳利益需求。所以,愈快提升團隊的產業分析能力,對組織的貢獻就愈大。例如3月開始受訓,6月參加認證測驗,7月取得證書,就是明確時程規劃。


 
根據前五項原則考量,符合SMART的目標設定就是:「今年7/31前完成產業分析的專業課程訓練,並取得專業機構核發的產業分析師認證」。只要團隊於期限內達成課程與認證的目標,「提升產業分析能力」的目標結果就水到渠成。


 
最後提醒,目標在精不在多,如果發現目標項目超過三個或五個,就需要考量是否存在目標整併的需求,運用MECE原則,重新檢視或提升目標層次。

日期:2019-06-14    出處:資策會MIC產業顧問學院