【The Proof - 2021/03期】ISO 45001採購、承攬與外包之系統化關聯與執行

 
【The Proof - 2021/03期】ISO 45001採購、承攬與外包之系統化關聯與執行

所稱採購，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等。



政府採購法第七條也定義了本法所稱 (1)工程，指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。(2)財物，指各種物品（生鮮農漁產品除外）、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。(3)勞務，指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。



職業安全衛生管理系統延續了風險管理的原則與架構，對於可能會衝擊職安衛績效，屬於組織管制或影響之活動、產品及服務的範圍下進行 PDCA循環的過程管理；在進行組織的危害鑑別、風險與機會過程中，識別了可能造成組織職安衛危害風險的基礎設施、設備、物料/物質等物理條件以及所有為組織工作的工作者所從事的作業活動，當然就包含了管理系統所定義範圍內所有與工作者危害有關的任何工作條件，而這些工作條件，如果可以在一開始還沒有讓工作者接觸前就先行評估並加以確認其安全條件，那麼就可以避免在工作場所中因為先天條件的不安全，造成工作中的重大風險。



綜上所述，採購過程將會包含產品的採購及服務的採購兩大部分；在 ISO 450001標準 8.1.4章節要求採購過程須用於決定、評估及消除如產品、有害性材料或物質、原料、設備或服務等在引入工作場所前之危害，並降低其相關的職安衛風險。產品採購主要來源為供應商，服務的採購則可能會將公司的部分業務或活動交付外部組織，若外部組織會影響或可能被影響造成組織的危害風險，此外部組織通常被定義為承攬商，在執行相關活動過程必須依組織承攬管理的過程進行危害告知、協調工作中的安全事項、作業前中後的管制等；而將公司的部分業務或活動交付外部組織服務的過程則稱之為外包過程或委外的過程，分述如下：


一. 產品採購過程：

在 ISO 45001中要求：組織的採購過程須處理組織採購的供應品、設備、原料、其他貨品及相關服務等之要求事項，以符合組織的職安衛管理系統，因此在組織實際運作上，需要建立採購安全管理的過程，用於決定、評估及消除如產品、有害性材料或物質、原料、設備在引入工作場所前之危害，因此需規範上述物件之安全衛生要求，此部分在職安署頒訂的採購管理技術指引清楚說明了採購管理的制定流程應包括：

研訂採購管理制度/程序及計畫：應依其規模及風險特性，於機械、器具、設備、物料、原料及個人防護具等之採購 (含租賃)，營造工程之施工規劃、設計及監造等 (含交付承攬之委託)，建立、實施及維持可符合安全衛生法規及職業安全衛生管理系統等相關規範要求之採購管理制度/程序及計畫，以契約內容要求應有符合安全衛生法規及實際需要之安全衛生具體規範，控制因採購而可能引起之安全衛生危害及風險，並於驗收使用前確認其符合規定。
供應商之評核：事業單位應訂定包含安全衛生準則之供應商選擇程序，並定期評估其供應期間在安全衛生上之績效，作為合適供應商選擇之依據。
請購：事業單位對於財物之請購，尤其是危害性化學物質，應考量儲存量可能引起之安全衛生問題，必要時得建立安全考量上之最高儲存量，超過該安全最高儲存量之購案不應核准或是降低其採購量。應要求供應商提供與採購之機械、器具、設備、物料、原料及個人防護具等，有關之安全衛生資訊；對於供應商主動提供之安全衛生資訊，須傳達給相關部門。
購案之審核：事業單位應認知採購責任除考量價格及後續維護等成本外，更應考量不可造成人員傷害或財產損失等事件，在審核所請購之工程、財物或勞務時，應確認包含安全衛生需求之採購單或契約之適切性。
執行採購：應尋求合格之供應商提供可符合採購說明書或契約書相關要求之工程、財物或勞務，必要時，可先建立合格供應商名單為詢價之對象。
驗收：對所採購之工程、財物或勞務在使用前，應有達成及符合安全衛生法規最低標準之作法，如新購機械設備在安裝後，應確認周遭原有安全衛生防護及控制設施、用電負荷、作業環境、操作或維修標準程序等安全衛生要求均符合相關規定，方可正式使用。
結案及紀錄管理：事業單位於完成驗收後，應將相關紀錄歸檔備查，紀錄至少應包含已核准之請購單、測試之方法及結果、驗收結果等。


在 ISO 45001中也要求：組織的採購過程須處理組織採購的供應品、設備、原料、他貨品及相關服務等之要求事項，以符合組織的職安衛管理系統，此等過程也須處理任何諮商 (參照5.4) 及溝通 (參照 7.4) 之需求。



二. 承攬商與承攬管理：

承攬商活動及運作之範例包括維修、建造、操作、保全、清潔及一些其他職能。承攬商亦可包括行政、會計及其他職能之顧問或專家，交付活動予承攬商，並不能排除組織本身對工作者安全與健康的責任。在 ISO 45001標準中說明，組織應協調認可某些承攬商(即外部供應者)所需擁有的專業知識、技能、方法及手段。


組織可使用明確定義涉及當事人責任的合約，達到所有參與活動的承攬商間之協調，合約的制定應由實際運作部門與採購部門確認及擬定；另外，組織可使用各種工具來確保工作場所承攬商之職安衛績效 (例：合約授與機制或考慮以往安全衛生績效之資格預審準則、安全訓練或安全衛生能力、作業過程的監督考核，以及直接的合約要求事項等)。

與承攬商協調時，組織須考慮本身與承攬商間之危害通報、工作者進入危險區域之管制及緊急情況時須遵守之程序。


組織須規定承攬商如何將其活動配合組織的職安衛管理系統過程 (例：門禁管制、進入局限空間、暴露評估及製程安全管理) 及事件通報。

組織須查證承攬商具備執行作業之能力後，才可准許其開始作業。



三. 外包或委外過程：

外包在標準的定義為安排外部組織執行組織的一部份職能或過程；並說明此定義為動詞，在定義的備註 1說明：雖然外部組織在管理系統範疇之外，但其所外包的職能或過程仍在管理系統範疇內；

在 ISO 45001中說明，外包時，組織需要管制外包的功能及過程，以達成職安衛管理系統的預期結果。組織須根據下列因素，建立外包功能或過程之管制程度：

外部組織滿足組織職安衛管理系統要求事項的能力；
組織界定適當管制或評估管制充分性之技術能力；
外包過程或功能對組織達成其職安衛管理系統預期結果能力的潛在影響；
外包過程或功能之共享程度；

ISO 45001標準 8.1.4章節定義了採購要求，並將承攬商 8.1.4.2、外包 8.1.4.3規範在採購過程中；正是意涵組織應透過其採購過程之應用，除了產品之外，對於外包過程也必須規範以達成必要管制的能力；在品質管理系統中，很多組織會將部份零組件委託外部組織加工，該外部組織並不會在組織的工作場所內，對於該外部組織的作業活動，並不會影響組織工作者的安全衛生績效，採購過程將只會針對外包過程中對於該委外活動中的規格規範進行確認及要求，例如：委外塗裝零組件，會要求塗裝品質、顏色、厚薄、光澤並要求不得使用有毒、有害物質，委外處理有害廢棄物，會要求過程中需合法處理等；但若將廠區的修繕、清潔、保全、維護等委託外部廠商執行，因為執行過程都在廠區內，該委外廠商會與組織的安全衛生有衝擊，該委外廠商就是法規及標準所定義的承攬商，因此在委外、外包的過程除了確認符合該外包項目的規格規範外，尚需依照組織承攬管理的過程進行承攬管理，以確保這些外部組織在執行過程，符合組織的安全衛生規範。


綜上所述，採購過程涵蓋了產品與服務的過程管制，服務有包括了外包過程中的管理，若外包廠商會衝擊到組織的安全績效，則該外包的廠商就是法律中所稱的承攬商，要規範承攬商資格等條件以確保符合組織規範及法規要求。


有關承攬管理的要求作法建議可參考勞動部承攬管理技術指引說明。
參考文獻
ISO 45001：2018
採購管理技術指引---勞動部
承攬管理技術指引---勞動部